Pertemuan5

KERTAS KERJA PEMERIKSAAN

Pada pertemuan ke-5 ini kita akan membahas tentang Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP). Penjelasan dibawah ini mengacu pada buku Auditing 1 karya Mulyadi.

Kertas kerja (working paper) merupakan mata rantai yang menghubungkan catatan klien dengan laporan audit. Oleh karena itu, kertas kerja merupakan alat penting dalam profesi akuntan publik. Dalam proses auditnya, auditor harus mengumpulkan atau membuat berbagai tipe bukti seperti yang telah dibahas, untuk mendukung simpulan dan pendapatnya atas laporan keuangan auditan. Untuk kepentingan pengumpulan dan pembuatan bukti itulah auditor membuat kertas kerja. Bab ini membahas definisi kertas kerja, kepentingan auditor terhadap kertas kerja, berbagai faktor yang harus diperhatikan oleh auditor dalam pembutan kertas kerja yang baik, isi kertas kerja, cara pengarsipan dan pembuatan indeks kertas kerja. Uraian dalam bab ini disusun berdasarkan ketentuan yang dibuat oleh IAI dalam SA Seksi 339 Kertas Kerja.

Definisi Kertas Kerja

SA Seksi 339 Kertas Kerja paragraf 03 mendefinisikan kertas kerja sebagai berikut: “kertas kerja adalah catatan-catatan yang diselenggarakan oleh auditor mengenai prosedur audit yang ditempuhnya, pengujian yang dilakukannya,  informasi yang diperolehnya, dan simpulan yang dibuatnya sehubungannya  dengan auditnya.”

Contoh kertas kerja adalah program audit, hasil pemahaman terhadap pengendalian intern, analisis, memorandum, surat konfirmasi, representasi klien, ikhtisar dari dokumen-dokumen perusahaan, dan daftar atau komentar yang dibuat atau diperoleh auditor.

Audit atas laporan keuangan harus didasarkan atas standar auditing yang ditetapkan IAI. Standar pekerjaan lapangan mengharuskan auditor melakukan perencanaan dan penyupervisian terhadap audit yang dilaksanakan, memperoleh pemahaman atas pengendalian intern, dan mengumpulkan bukti kompeten yang cukup melalui berbagai prosedur audit. Kertas kerja merupakan sarana yang digunakan oleh auditor untuk membuktikan bahwa standar pekerjaan lapangan tersebut dipatuhi.

Dalam melakukan auditnya, auditor harus memperoleh kebebasan dari klien dalam mendapatkan informasi yang diperlukan untuk kepentingan auditnya. Pembatasan terhadap kebebasan auditor dalam menentukan tipe bukti yang diperlukan dan prosedur audit yang dilaksanakan oleh auditor akan berdampak terhadap kompetensi dan kecukupan bukti yang diperlukan auditor sebagai dasar bagi auditor untuk merumuskan pendapatnya atas laporan keuangan klien. Sebagai akibatnya, kompetensi dan kecukupan bukti audit yang diperoleh auditor akan mempengaruhi pendapat auditor atas laporan keuangan auditan.

Isi Kertas Kerja

Menurut SA Seksi 339 Kertas Kerja paragraf 05, kertas kerja harus cukup memperlihatkan bahwa catatan akuntansi cocok dengan laporan keuangan atau informasi lain yang dilaporkan serta standar auditing yang dapat diterapkan telah dilaksanakan oleh auditor. Kertas kerja biasanya harus berisi dokumentasi yang memperlihatkan:

·         Telah dilaksanakannya standar pekerjaan lapangan pertama yaitu pemeriksaan telah direncanakan dan disupervisi dengan baik.

·         Telah dilaksanakannya standar pekerjaan lapangan kedua yaitu pemahaman memadai atas pengendalian intern telah diperoleh untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, saat dan lingkup pengujian yang telah dilakukan.

·         Telah dilaksanakannya standar pekerjaan lapangan ketiga yaitu bukti audit telah diperoleh, prosedur audit telah diterapkan, dan pengujian telah dilaksanakan, yang memberikan bukti kompeten yang cukup sebagai dasar memadai untuk menyatakan pendapat atas laporan keuangan auditan.

Tujuan Pembuatan Kertas Kerja

Ada berbagai tujuan pembuatan kertas kerja. Empat tujuan penting pembuatan kertas kerja adalah untuk:

1.      Mendukung pendapat auditor atas laporan keuangan auditan

2.      Menguatkan simpulan-simpulan auditor dan kompetensi auditnya

3.      Mengkoordinasi dan mengorganisasi semua tahap audit

4.      Memberikan pedoman dalam audit berikutnya.

Mendukung pendapat auditor atas laporan keuangan auditan.

Standar pekerjaan lapangan ketiga mensyaratkan auditor memperoleh bukti kompeten yang cukup sebagai dasar untuk menyatakan pendapat atas laporan keuangan yang diaudit. Kertas kerja dapat digunakan oleh auditor untuk mendukung pendapatnya dan merupakan bukti bahwa auditor telah melaksanakan audit yang memadai.

Menguatkan simpulan-simpulan auditor dan kompetensi auditnya.

Di kemudian hari, jika ada pihak-pihak yang memerlukan penjelasan mengenai simpulan atau pertimbangan yang telah dibuat oleh auditor dalam auditnya, auditor dapat kembali memeriksa kertas kerja yang telah dibuat dalam auditnya. Pembuatan seperangkat kertas kerja yang lengkap merupakan syarat yang penting dalam membuktikan telah dilaksanakannya dengan baik audit atas laporan keuangan.

Mengkoordinasi dan mengorganisasi semua tahap audit.

Audit yang dilaksanakan oleh auditor terdiri dari berbagai tahap audit yang dilaksanakan dalam berbagai waktu, tempat, dan pelaksana. Setiap tahap audit tersebut menghasilkan berbagai macam bukti yang membentuk kertas kerja. Pengkoordinasian dan pengorganisasian berbagai tahap audit tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan kertas kerja.

Memberikan pedoman dalam audit berikutnya.

Dalam audit yang berulang terhadap klien yang sama dalam periode akuntansi yang berlainan, auditor memerlukan informasi mengenai: sifat usaha klien, catatan dan sistem akuntansi klien, pengendalian intern klien, dan rekomendasi perbaikan yang diajukan kepada klien dalam audit yang lalu, jurnal-jurnal adjustment yang disarankan untuk menyajikan secara wajar laporan keuangan yang lalu. Informasi yang sangat bermanfaat untuk audit berikutnya tersebut dapat dengan mudah diperoleh dari kertas kerja audit tahun sebelumnya.

Kepemilikan Kertas Kerja dan Kerahasiaan Informasi dalam Kertas Kerja

SA Seksi 339 Kertas Kerja paragraf 06 mengatur bahwa kertas kerja adalah milik kantor akuntan publik, bukan milik klien atau milik pribadi auditor. Namun, hak kepemilikan kertas kerja oleh kantor akuntan publik masih tunduk pada pembatasan-pembatasan yang diatur dalam Aturan Etika Kompartemen Akuntan Publik yang berlaku, untuk menghindarkan penggunaan hal-hal yang bersifat rahasia oleh auditor untuk tujuan yang tidak semestinya.

Sebagian besar informasi yang disediakan oleh klien untuk auditor bersifat rahasia. Oleh karena itu, klien tidak akan dengan rela melepaskan informasi yang menjadi rahasia perusahaannya kepada auditor, jika klien tidak memperoleh jaminan dari auditor mengenai penjagaan kerahasiaan informasi tersebut. Dan karena hampir semua informasi yang diperoleh auditor dicatat dalam kertas kerja, maka bagi auditor, kertas kerja merupakan hal yang bersifat rahasia.

SA Seksi 339 paragraf 08 mengatur bahwa auditor harus menerapkan prosedur memadai untuk menjaga keamanan kertas kerja dan harus menyimpannya sekurang-kurangnya 10 tahun, sehingga dapat memenuhi kebutuhan praktiknya dan ketentuan-ketentuan yang berlaku mengenai penyimpanan dokumen. Karena sifat kerahasiaan yang melekat pada kertas kerja, auditor harus selalu menjaga kertas kerja kepada pihak-pihak yang tidak diinginkan. Misalnya, klien memberitahukan kepada auditor untuk merahasiakan informasi mengenai gaji direksi, manajer, dan aspek lain usaha perusahaan, maka auditor tidak boleh melanggar pesan klien tersebut dengan mengungkapkan informasi tersebut kepada karyawan klien yang tidak berhak untuk mengetahuinya.

Aturan Etika Kompartemen Akuntan Publik memuat aturan yang berkaitan dengan kerahasiaan kertas kerja. Aturan Etika 301 berbunyi sebagai berikut:

“Anggota Kompartemen Akuntan Publik tidak diperkenankan mengungkapkan informasi klien yang rahasia, tanpa persetujuan dari klien.”

Seorang auditor tidak dapat memberikan informasi kepada pihak bukan klien kecuali jika klien mengizinkannya. Jika misalnya seorang akuntan publik akan menjual praktik kantor akuntannya kepada akuntan lain, terlebih dahulu akuntan publik penjual tersebut harus meminta izin dari kliennya, jika akuntan publik penjual akan menyerahkan kertas kerjanya kepada akuntan publik pembeli. Dalam perkara pengadilan (dalam perkara pidana), kemungkinan auditor diperintahkan oleh hakim untuk mengungkapkan informasi yang tercantum dalam kertas kerjanya. Tanpa memerlukan izin kliennya, dalam hal ini auditor dapat mengungkapkan informasi tersebut kepada hakim di pengadilan. Dalam program pengendalian mutu, profesi akuntan publik dapat menetapkan keharusan untuk mengadakan peer review di antara sesama kantor akuntan publik. Dalam peer review ini, kertas kerja kantor akuntan publik yang satu akan di-review oleh kantor akuntan publik lain, untuk me-review kepatuhan auditor terhadap standar auditing yang berlaku. Dalam peer review ini, informasi yang tercantum dalam kertas kerja diungkapkan kepada pihak lain (kantor akuntan publik lain) tanpa memerlukan izin dari klien yang  bersangkutan dengan kertas kerja tersebut.

Meskipun kertas kerja dibuat dan dikumpulkan auditor dalam daerah wewenang klien, dari catatan-catatan klien, serta atas biaya klien, hak pemilikan atas kertas kerja tersebut sepenuhnya berada di tangan kantor akuntan publik, bukan milik klien atau milik pribadi auditor. Karena kertas kerja tidak hanya berisi informasi yang diperoleh auditor dari catatan klien saja, tetapi berisi pula program audit yang akan dilakukan oleh auditor, maka tidak semua informasi yang tercantum dalam kertas kerja dapat diketahui oleh klien.

Faktor-faktor yang harus diperhatikan oleh auditor dalam pembuatan kertas kerja yang baik

Kecakapan teknis dan keahlian profesional seorang auditor independen akan tercermin pada kertas kerja yang dibuatnya. Untuk membuktikan bahwa seseorang merupakan auditor yang kompeten dalam melaksanakan pekerjaan lapangan sesuai dengan standar auditing, ia harus dapat menghasilkan kertas kerja yang benar-benar bermanfaat. Untuk memenuhi tujuan ini ada lima faktor yang harus diperhatikan:

1.      Lengkap

            Kertas kerja harus lengkap dalam arti:

·         Berisi semua informasi yang pokok. Auditor harus dapat menentukan komposisi semua data penting yang harus dicantumkan dalam kertas kerja.

·         Tidak memerlukan tambahan penjelasan secara lisan. Karena kertas kerja akan diperiksa oleh auditor senior untuk menentukan cukup atau tidaknya pekerjaan audit yang telah dilaksanakan oleh stafnya dan bahkan ada kemungkinan kertas kerja tersebut akan diperiksa oleh pihak luar, maka kertas kerja hendaknya berisi informasi yang lengkap, sehingga tidak memerlukan tambahan penjelasan lisan. Kertas kerja harus dapat “berbicara” sendiri, harus berisi informasi yang lengkap, tidak berisi informasi yang masih belum jelas atau pertanyaan yang belum terjawab.

2.      Teliti

            Dalam pembuatan kertas kerja, auditor harus memperhatikan ketelitian dalam penulisan dan             perhitungan sehingga kertas kerjanya bebas dari kesalahan tulis dan perhitungan.

3.      Ringkas

            Kadang-kadang auditor yang belum berpengalaman melakukan kesalahan dengan   melaksanakan audit yang tidak relevan dengan tujuan audit. Akibatnya, ia membuat atau             mengumpulkan kertas kerja dalam jumlah yang banyak dan cenderung tidak bermanfaat             dalam auditnya. Oleh karena itu, kertas kerja harus dibatasi pada informasi yang pokok saja         dan yang relevan dengan tujuan audit yang dilakukan serta disajikan secara ringkas. Auditor         harus menghindari rincian yang tidak perlu. Analisis yang harus dilakukan oleh auditor     harus merupakan ringkasan dan penafsiran data dan bukan hanya merupakan penyalinan             catatan klien ke dalam kertas kerja.

4.      Jelas

            Kejelasan dalam menyajikan informasi kepada pihak-pihak yang akan memeriksa kertas      kerja perlu diusahakan oleh auditor. Penggunaan istilah yang menimbulkan arti ganda perlu      dihindari. Penyajian informasi secara sistematik perlu dilakukan.

5.      Rapi

            Kerapian dalam pembuatan kertas kerja dan keteraturan penyusunan kertas kerja akan         membantu auditor senior dalam me-review hasil pekerjaan stafnya serta memuahkan auditor     dalam memperoleh informasi dari kertas kerja tersebut.

Tipe Kertas Kerja

Isi kertas kerja meliputi semua informasi yang dikumpulkan dan dibuat oleh auditor dalam auditnya. Kertas kerja terdiri dari berbagai macam yang secara garis besar dapat dikelompokkan ke dalam 5 tipe kertas kerja berikut ini:

1.      Program audit ( audit program)

2.      Working trial balance

3.      Ringkasan jurnal adjustment

4.      Skedul Utama (lead schedule atau top schedule)

5.      Skedul pendukung (supporting sechedule)

Program Audit

Dalam program audit, auditor menyebutkan prosedur audit yang harus diikuti dalam melakukan verifikasi setiap unsur yang tercantum dalam laporan keuangan, tanggal dan paraf pelaksana prosedur audit tersebut, serta penunjukkan indeks kertas kerja yang dihasilkan. Dengan demikian, program audit berfungsi sebagai suatu alat yang bermanfaat untuk menetapkan jadwal pelaksanaan dan pengawasan pekerjaan audit. Program audit dapat digunakan untuk merencanakan jumlah orang yang diperlukan untuk melaksanakan audit beserta komposisinya, jumlah asisten dan auditor junior yang akan ditugasi, taksiran jam yang akan dikonsumsi, serta untuk memungkinkan auditor berperan sebagai supervisor dapat mengikuti kemajuan audit yang sedang berlangsung.

Program Audit untuk Pengujian Substantif	Indeks Kertas Kerja	Tanggal Pelaksanaan	Pelaksana
Prosedur Audit Awal 1.      Usut saldo kas yang tercantum dalam neraca ke saldo akun kas yang berkaitan dalam buku besar. 2.      Hitung kembali saldo akun kas dalam buku besar. 3.      Lakukan review terhadap mutasi luar biasa dalam jumlah dan sumber posting dalam akun Kas. 4.      Usut saldo awal akun Kas ke kertas kerja tahun yang lalu. 5.      Usut posting pendebitan dan pengkreditan akun Kas ke dalam jurnal penerimaan kas dan jurnal pengeluaran kas. Pengujian Analitik 6.      Bandingkan saldo kas dengan angka kas yang dianggarkan, saldo kas akhir tahun yang lalu, atau angka harapan lain. 7.      Hitung ratio saldo kas dengan aktiva lancar dan bandingkan dengan angka harapan. Pengujian terhadap Transaksi Rinci 8.      Lakukan pengujian pisah batas transaksi kas. 9.      Buatlah dan lakukan analitis terhadap rekonsiliasi bank. 10.  Buatlah daftar transfer bank dalam periode sebelum dan sesudah tanggal neraca untuk menemukan kemungkinan terjadinya check kitting. Pengujian terhadap Saldo Akun Rinci 11.  Hitung kas yang ada di tangan klien. 12.  Rekonsiliasi catatan kas klien dengan rekening koran bank yang berkaitan. 13.  Lakukan konfirmasi saldo kas di bank. 14.  Periksa cek yang beredar pada tanggal neraca ke dalam rekening koran bank. 15.  Buatlah rekonsiliasi saldo kas menurut cutoff bank statement dengan saldo kas menurut catatan klien. 16.  Usut setoran dalam perjalanan (deposit in transit) pada tanggal neraca ke dalam cutoff bank statement. 17.  Periksa tanggal yang tercantum dalam cek yang beredar pada tanggal neraca. 18.  Periksa adanya cek kosong yang tercantum dalam cutoff bank statement. 19.  Periksa semua cek dalam cutoff bank statement mengenai kemungkinan hilangnya cek yang tercantum sebagai cek yang beredar pada tanggal neraca. Verifikasi Penyajian dan Pengungkapan 20.  Periksa jawaban konfirmasi dari bank mengenai batasan yang dikenakan terhadap pemakaian rekening tertentu klien di bank. 21.  Lakukan wawancara dengan manajemen mengenai batasan penggunaan kas klien. 22.  Periksa adanya kemungkinan penggelapan kas dengan cara lapping penerimaan dan pengeluaran kas.

Working Trial Balance

Working Trial Balance adalah suatu daftar yang berisi saldo-saldo akun buku besar pada akhir tahun yang diaudit dan pada akhir tahun sebelumnya, kolom-kolom untuk adjustment dan penggolongan kembali yang diusulkan oleh auditor, serta saldo-saldo setelah koreksi auditor yang akan tampak dalam laporan keuangan auditan (audited financial statements).

Working Trial Balance ini merupakan daftar permulaan yang harus dibuat oleh auditor untuk memindahkan semua saldo akun yang tercantum dalam daftar saldo trial balance klien. Dalam proses audit, working trial balance ini digunakan untuk meringkas adjustment dan penggolongan kembali yang diusulkan oleh auditor kepada klien serta saldo akhir tiap-tiap akun buku besar setelah adjustment atau koreksi oleh auditor.

Kode Akun	Nama Akun	Indeks Kertas Kerja	Saldo Akhir 31 Des 20x1		Saldo Menurut Buku 31 Des 20x2		Adjustment dan Reklasifikasi		Saldo 31 Des 20x2 Menurut Hasil Audit
			D	K	D	K	D	K	D	K

	Tanda tangan	Tanggal
Dibuat
Di-review

Dalam working trial balance tersebut terdapat kolom “saldo akhir 31 Desember 20x1 (tahun yang lalu).” Kolom ini diisi dengan saldo-saldo akun setelah adjustment auditor dalam audit tahun yang lalu. Pencantuman saldo-saldo dari audit tahun sebelumnya ini dimaksudkan untuk memudahkan perbandingan dengan saldo-saldo akun yang berkaitan untuk tahun yang diaudit, agar auditor dapat memusatkan perhatiannya kepada perubahan-perubahan yang bersifat luar biasa.

Kolom “saldo menurut buku 31 Desember 20x2 (tahun ini)” digunakan untuk memindahkan saldo-saldo akun buku besar klien untuk tahun yang diaudit. Saldo akun-akun pendapatan dan biaya harus dicantumkan dalam kolom ini juga, meskipun oleh klien saldo akun-akun tersebut telah ditutup ke akun Saldo Laba. Saldo akun Saldo Laba yang harus dicantumkan dalam kolom ini adalah saldo akun tersebut pada awal tahun yang diaudit. Dividen yang diumumkan akan dibagikan dan laba bersih tahun yang diaudit dicantumkan secara terpisah dalam kolom ini.

Working trial balance ini mempunyai fungsi yang sama dengan lembaran kerja (work sheet) yang digunakan oleh klien dalam proses penyusunan laporan keuangan. Dalam penyusunan laporan keuangan, klien menempuh beberapa tahap sebagai berikut:

1.      Pengumpulan bukti transaksi

2.      Pencatatan dan penggolongan transaksi dalam jurnal dan buku pembantu

3.      Pembukuan (posting) jurnal ke dalam buku besar

4.      Pembuatan lembar kerja (work sheet)

5.      Penyajian laporan keuangan

 

Dalam proses auditnya, auditor bertujuan untuk menghasilkan laporan keugangan auditan dengan tahap yang hampir sama dengan tahap penyusunan laporan keuangan tersebut di atas.

Tahap-tahap penyusunan laporan keuangan auditan tersebut adalah sebagai berikut:

1.      Pengumpulan bukti audit dengan cara pembuatan atau pengumpulan skedul pendukung (supporting schedules)

2.      Peringkasan informasi yang terdapat dalam skedul pendukung ke dalam skedul utama (lead schedules atau top schedules) dan ringkasan jurnal adjustment.

3.      Peringkasan informasi yang tercantum dalam skedul utama dan ringkasan jurnal adjustment ke dalam working trial balance.

4.      Penyusunan laporan keuangan auditan.

Pemberian Indeks Pada Kertas Kerja

Kertas kerja harus diberi indeks, sub-indeks dan indeks silang dalam audit atau pada saat pekerjaan audit telah selesai dilakukan. Pemberian indeks terhadap kertas kerja akan memudahkan pencarian informasi dalam berbagai daftar yang terdapat di berbagai tipe kertas kerja.

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pemberian indeks kertas kerja adalah sebagai berikut:

1.      Setiap kertas kerja harus diberi indeks, dapat di sudut atas atau di sudut bawah.

2.      Pencantuman indeks silang (cross index) harus dilakukan sebagai berikut:

·         Indeks sialng dari skedul pendukung ke skedul utama. Rincian jumlah yang tercantum dalam suatu skedul pendukung diberi indeks silang dengan menunjuk indeks skedul utama yang berkaitan yang memuat jumlah tersebut. Pencantuman indeks silang dalam skedul pendukung dilakukan dengan cara sebagai berikut: “Ke A” sedangkan di belakang angka yang berkaitan dalam skedul utama harus diberi indeks skedul pendukung yang berkaitan.

·         Indeks silang dari skedul akun pendapatan dan biaya. Seringkali analisis akun neraca berhubungan dengan analisis akun laba-rugi. Oleh karena itu, kertas kerja yang berhubungan dengan akun neraca harus diberi indeks silang dengan kertas kerja yang berhubungan dengan akun laba-rugi.

·         Indeks silang antar skedul pendukung. Seringkali skedul pendukung tertentu memuat informasi yang berkaitan dengan informasi lain yang tercantum dalam skedul pendukung lain. Untuk menghubungkan informasi yang saling berkaitan, yang terdapat dalam berbagai skedul pendukung, diperlukan indeks silang antar skedul pendukung.

·         Indeks silang dari skedul pendukung ke ringkasan jurnal adjustment. Setiap jurnal adjustment yang dicatat dalam kertas kerja ringkasan jurnal adjustment harus diberi indeks silang, dengan cara mencantumkan indeks skedul pendukung di belakang jurnal adjustment yang dicantumkan ke dalam ringkasan jurnal adjustment tersebut.

·         Indeks silang dari skedul utama ke working trial balance. Indeks skedul utama dicantumkan pada working trial balance agar memudahkan pencarian kembali informasi yang lebih rinci dari working trial balance ke skedul utama.

·         Indeks silang dapat digunakan pula untuk menghubungkan program audit dengan kertas kerja. Indeks kertas kerja dicantumkan pada program audit untuk menunjukkan di kertas kerja mana hasil pelaksanaan audit tersebut dapat ditemukan.

3.      Jawaban konfirmasi, print-out komputer dan sebagainya tidak diberi indeks kecuali jika dilampirkan di belakang kertas kerja yang berindeks.

Metode Pemberian Indeks Kertas Kerja

Ada tiga metode pemberian indeks terhadap kertas kerja:

1.      Indeks angka. Kertas kerja utama (program audit, working trial balance, ringkasan jurnal adjustment), skedul utama, dan skedul pendukung diberi kode angka. Kertas kerja utama dan skedul utama diberi indeks dengan angka, sedangkan skedul pendukung diberi subindeks dengan mencantumkan nomor kode skedul utama yang berkaitan.

            Contoh:

            6          Skedul Utama Kas

            6-1       Kas di Bank

            6-2       Konfirmasi Bank

            6-3       Kas Kecil

            7          Skedul Utama Piutang Usaha dan Piutang Wesel

            7-1       Piutang usaha

            7-2       Piutang wesel

            7-3       Konfirmasi piutang usaha

            7-4       Cadangan Kerugian Piutang Usaha

2.      Indeks kombinasi angka dan huruf. Kertas kerja diberi kode yang merupakan kombinasi huruf dan angka. Kertas kerja utama dan skedul utama diberi kode huruf, sedangkan skedul pendukungnya diberi kode kombinasi huruf dan angka.

            Contoh:

            A         Skedul Utama Kas

            A-1      Kas dan Bank

            A-2      Konfirmasi Bank

            A-3      Dana Kas Kecil

3.      Indeks angka berurutan. Kertas kerja diberi kode angka yang berurutan.

            Contoh:

            1          Skedul Utama Kas

            2          Kas dan Bank

            3          Konfirmasi Bank

            4          Dana Kas Kecil

Susunan Kertas Kerja

Untuk memudahkan review atas kertas kerja yang dihasilkan oleh berbagai asisten dan staf auditor, berbagai tipe kertas kerja tersebut harus disusun secara sistematik dan dalam urutan yang logis. Akuntan senior yang akan me-review kertas kerja biasanya menghendaki susunan kertas kerja dalam urutan berikut ini:

1.      Draft laporan audit (audit report)

2.      Laporan keuangan auditan

3.      Ringkasan informasi bagi reviewer (dimaksudkan untuk memberikan daftar hal-hal yang memerlukan perhatian khusus dari reviewer)

4.      Program audit

5.      Laporan keuangan atau lembar kerja (work sheet) yang dibuat oleh klien

6.      Ringkasan jurnal adjustment

7.      Working trial balance

8.      Skedul utama

9.      Skedul pendukung

Pengarsipan Kertas Kerja

Auditor biasanya menyelenggarakan dua macam arsip kertas kerja untuk setiap kliennya:

1.      arsip tahunan untuk setiap audit yang telah selesai dilakukan, yang disebut arsip kini (current file). Arsip kini berisi kertas kerja yang informasinya hanya mempunyai manfaat untuk tahun yang diaudit saja.

2.      arsip permanen (permanent file) untuk data yang secara relatif tidak mengalami perubahan. Arsip permanen berisi informasi berikut ini:

·         Copy anggaran dasar dan anggaran rumah tangga klien

·         Bagan organisasi dan luas wewenang serta tanggung jawab para manajer

·         Pedoman akun, pedoman prosedur, dan data lain yang berhubungan dengan pengendalian intern

·         Copy surat perjanjian penting yang mempunyai masa laku jangka panjang

·         Tata letak pabrik, proses produksi, dan produk pokok perusahaan

·         Copy notulen rapat direksi, pemegang saham, dan komite-komite yang dibentuk klien

           

            Pembentukan arsip permanen ini mempunyai tiga tujuan, yaitu:

1.      Untuk menyegarkan ingatan auditor mengenai informasi yang akan digunakan dalam audit tahun-tahun mendatang.

2.      Untuk memberikan ringkasan mengenai kebijakan dan organisasi klien bagi staf yang baru pertama kali menangani audit laporan keuangan klien tersebut.

3.      Untuk menghindari pembuatan kertas kerja yang sama dari tahun ke tahun.

Informasi dalam arsip permanen ini harus selalu diperbaharui pada setiap kali audit. Copy notulen rapat yang baru, kontrak dan perjanjian baru yang dibuat oleh klien, perubahan anggaran rumah tangga dan perkembangan lain harus setiap tahunnya ditambahkan dalam arsip permanen.

Analisis terhadap akun-akun tertentu yang relatif tidak pernah mengalami perubahan harus juga dimasukkan ke dalam arsip permanen. Akun-akun seperti tanah, gedung, akumulasi depresiasi, investasi, utang jangka panjang, modal saham dan akun lain yang termasuk dalam kelompok modal sendiri adalah jarang mengalami perubahan dari tahun ke tahun. Pemeriksaan pertama terhadap akun tersebut akan menghasilkan informasi yang akan berlaku beberapa tahun, sehingga dalam audit berikutnya auditor hanya akan memeriksa transaksi-transaksi tahun yang diaudit yang berkaitan dengan akun-akun tersebut. Dalam hal ini arsip permanen benar-benar menghemat waktu auditor karena perubahan-perubahan dalam tahun yang diaudit tinggal ditambahkan dalam arsip permanen, tanpa harus memunculkan kembali informasi-informasi tahun-tahun sebelumnya dalam kertas kerja tersendiri.

Tugas Anda:

Setelah kalian mempelajari materi mengenai Kertas Kerja Pemeriksaan, jawablah pertanyaan dibawah ini:

1.      Jelaskan tujuan pemberian indeks pada kertas kerja

2.      Sebutkan berbagai faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemberian indeks terhadap kertas kerja.

3.      Sebut dan jelaskan metode pemberian indeks kertas kerja.

4.      Bandingkan antara proses penyusunan laporan keuangan yang dilaksanakan oleh klien dengan proses penyusunan laporan keuangan auditan yang dilaksanakan oleh auditor.

5.      Kertas kerja yang mempunyai manfaat dalam beberapa kali audit disimpan oleh auditor dalam arsip permanen. Jelaskan tujuan auditor menyelenggarakan arsip permanen bagi kertas kerjanyaa.

Bahan diskusi

1.       Jika pimpinan kantor akuntan publik bermaksud akan menjual praktik kantor akuntannya, dapatkah ia menjual kertas kerjanya kepada kantor akuntan pembelinya? Jelaskan jawaban kalian.

2.       Tanpa persetujuan klien, dalam keadaan apa pun informasi yang tercantum dalam kertas kerja tidak dapat diungkapkan kepada pihak selain klien. Setujukah saudara dengan pernyataan tersebut? Jelaskan jawaban kalian.

3.        Kertas kerja adalah milik pribadi auditor, oleh karena itu informasi yang tercantum di dalamnya dapat diungkapkan kepada siapa saja selain kliennya, menurut pertimbangan auditor. Setujukah dengan pernyataan tersebut? Jelaskan jawaban kalian.